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Vers une évaluation des agents territoriaux
Les différentes règles statutaires et jurisprudentielles exposées ci-dessus constituent le cadre dans lequel la notation des agents territoriaux doit s’effectuer.
On peut constater que dans un certain nombre de cas, ces règles ne sont pas appliquées au risque d’entraîner des recours devant le juge administratif ou bien sont appliquées non seulement de façon non conforme à l’esprit des textes mais aussi contraire à une bonne gestion des ressources humaines.
Aussi malgré la suppression de la péréquation générale des notes depuis plus de 10 ans, l’inflation des notes chiffrées qui ne correspondent plus à la valeur réelle des agents est un phénomène largement répandu ; dans ce système le “ quart de point ” a une signification démesurée. Par ailleurs l’appréciation d’ordre général est souvent imprécise et manque de sincérité au point d’être inexploitable pour orienter la carrière de l’intéressé.
Ces dérives du système de notation sont incompatibles avec les impératifs d’une gestion moderne des services publics locaux et des personnels qui les servent.
Avant de songer à réformer le système par voie législative ou réglementaires, certaines pratiques peuvent être modifiées sans mettre en cause l’arsenal juridique ; en effet le statut n’interdit pas de mettre en place des entretiens d’évaluation et n’impose pas de limiter l’écart de notation entre 18 et 20 ou encore d’augmenter les notes à l’ancienneté.
Rien n’empêche donc de traiter d’ores et déjà la procédure statutaire de notation comme une opération d’évaluation supposant notamment :
* l’existence d’un entretien annuel,
* la mise en œuvre de critères d’évaluation adaptés aux fonctions exercées et d’un barème de note significatif,
* une cohérence entre l’évaluation réalisée et les décisions prises en matière de carrière ou de rémunération.
1 - L’évaluation des agents territoriaux et l'entretien annuel
Le décret n° 86-473 du 14 mars 1986 prévoit, d’une part que l’intéressé doit avoir la possibilité de “ faire connaître ses vœux relatifs aux fonctions et affectations qui lui paraîtraient les plus conformes à ses aptitudes ” et d’autre part que l’autorité territoriale formule des “ observations sur les vœux exprimés par l’intéressé ”.
Cette exigence statutaire incluse dans le processus de notation des agents territoriaux peut facilement répondre à une pratique qui a déjà largement fait ses preuves dans le secteur privé ou dans les administrations publiques, celle de l’entretien annuel des personnels.
1.1 - Qui doit assurer l’entretien annuel des membres du personnel ?
Si l’on considère désormais l’évaluation des agents territoriaux non plus comme une simple péripétie administrative mais comme un élément important de motivation du personnel, il apparaît tout à fait opportun qu’existe une fois par an un entretien annuel entre l’agent qui fait l’objet d’une évaluation et le supérieur hiérarchique direct de l’agent. Ce supérieur hiérarchique peut être, selon la taille de la collectivité, l’autorité territoriale elle-même, le Secrétaire Général ou le Secrétaire de Mairie ou encore le Chef de service direct de l’intéressé ; il doit être connu de l’évalué et connaître le détail des missions exercées.
Dans certaines circonstances particulières, l’entretien pourra être mené par un supérieur hiérarchique de niveau N + 2.
La mise en œuvre de l’entretien annuel requiert plusieurs attitudes volontaires du responsable, du supérieur hiérarchique ou de l’autorité territoriale :
En effet, celui qui mène l’entretien doit pouvoir :
* y consacrer le temps nécessaire (par exemple 1 heure),
* avoir la volonté et le courage de faire un bilan annuel différent du contact quotidien qu’il peut avoir avec l’agent,
* avoir la volonté de dialoguer pour mieux progresser,
* avoir l’humilité d’accepter un changement ou une remise en cause de l’organisation interne du service si cela s’avère nécessaire après l’entretien.
1.2 - La forme et le contenu de l’entretien annuel
L’entretien pourrait comprendre 3 phases :
1) Phase de préparation
Une phase de préparation attentive et de réflexion de la part du responsable sur les comportements professionnels, sur la mission ou la fonction de l’intéressé, en tenant compte des latitudes et des limites de son action.
2) Phase de dialogue
Une phase de dialogue où l’agent a la possibilité d’exprimer son point de vue, sur les objectifs de la direction, sur son activité professionnelle, les relations interprofessionnelles, les difficultés.
Les thèmes d’entretien qui peuvent être soulevés par la hiérarchie sont notamment les suivants :
* difficultés rencontrées dans le poste,
* capacités et compétences professionnelles,
* circulation de l’information,
* délégation,
* contacts avec la hiérarchie, relation structure/collaborateur,
* prise de conscience des forces et des faiblesses,
* disponibilité pour d’autres postes,
* formation,
* ouverture à d’autres horizons, etc…
L’agent qui fait l’objet de l’entretien soulèvera, quant à lui, probablement les questions suivantes :
* rémunération,
* avantages sociaux,
* promotion,
* formation,
* ambiance de travail,
* besoin d’autonomie ou d’encadrement, etc…
3) Phase de rédaction de l’entretien et des objectifs
Une phase de rédaction de l’entretien et des objectifs qualitatifs et quantitatifs fixés pour l’année suivante. A ce sujet, on peut concevoir que le compte rendu de l’entretien annuel intervenu entre un agent et son supérieur hiérarchique soit repris sur une feuille d’entretien (voir modèle de feuille d’entretien).
L’entretien annuel ainsi conçu constitue donc le moment où sont “recadrées” la plupart des remarques multiples qui se diluent dans le quotidien et où l’attention est portée sur l’essentiel en insistant sur les progrès à faire l’année suivante. L’analyse des points forts et faibles est délicate et demande un certain courage pour affronter l’éventuelle insatisfaction des agents et pour ne pas se limiter à des louanges de part et d’autre. Il doit déboucher sur un contrat moral qui suppose un consensus entre les deux personnes pour changer et conduire à un “ pacte de progrès ”.
L’entretien annuel peut ainsi représenter un des atouts des responsables des collectivités territoriales pour réaliser la nécessaire mobilisation des hommes. Il permet d’assurer à chacun l’orientation la plus favorable à son épanouissement personnel d’une part, aux intérêts généraux de la collectivité d’autre part.
Dans cet esprit, l’entretien annuel est à la fois :
* un devoir de la hiérarchie donnant à chaque collaborateur le moyen de se situer et de progresser,
* une démarche essentielle pour réaliser une gestion prévisionnelle de l’encadrement, (qu’il soit composé d’une seule personne ou de plusieurs),
* et aussi un dialogue fructueux grâce auquel les collaborateurs prennent conscience des objectifs notamment qualitatifs qui sont retenus pour l’avenir.
N.B. :
Lors de la mise en place d’un nouveau système d’évaluation, il faut bien sûr considérer que, pour le premier entretien, le dialogue porte essentiellement sur la détermination des objectifs afin de permettre l’année suivante l’évaluation des performances sur le plan qualitatif et quantitatif.
Les différentes règles statutaires et jurisprudentielles exposées ci-dessus constituent le cadre dans lequel la notation des agents territoriaux doit s’effectuer.
On peut constater que dans un certain nombre de cas, ces règles ne sont pas appliquées au risque d’entraîner des recours devant le juge administratif ou bien sont appliquées non seulement de façon non conforme à l’esprit des textes mais aussi contraire à une bonne gestion des ressources humaines.
Aussi malgré la suppression de la péréquation générale des notes depuis plus de 10 ans, l’inflation des notes chiffrées qui ne correspondent plus à la valeur réelle des agents est un phénomène largement répandu ; dans ce système le “ quart de point ” a une signification démesurée. Par ailleurs l’appréciation d’ordre général est souvent imprécise et manque de sincérité au point d’être inexploitable pour orienter la carrière de l’intéressé.
Ces dérives du système de notation sont incompatibles avec les impératifs d’une gestion moderne des services publics locaux et des personnels qui les servent.
Avant de songer à réformer le système par voie législative ou réglementaires, certaines pratiques peuvent être modifiées sans mettre en cause l’arsenal juridique ; en effet le statut n’interdit pas de mettre en place des entretiens d’évaluation et n’impose pas de limiter l’écart de notation entre 18 et 20 ou encore d’augmenter les notes à l’ancienneté.
Rien n’empêche donc de traiter d’ores et déjà la procédure statutaire de notation comme une opération d’évaluation supposant notamment :
* l’existence d’un entretien annuel,
* la mise en œuvre de critères d’évaluation adaptés aux fonctions exercées et d’un barème de note significatif,
* une cohérence entre l’évaluation réalisée et les décisions prises en matière de carrière ou de rémunération.
1 - L’évaluation des agents territoriaux et l'entretien annuel
Le décret n° 86-473 du 14 mars 1986 prévoit, d’une part que l’intéressé doit avoir la possibilité de “ faire connaître ses vœux relatifs aux fonctions et affectations qui lui paraîtraient les plus conformes à ses aptitudes ” et d’autre part que l’autorité territoriale formule des “ observations sur les vœux exprimés par l’intéressé ”.
Cette exigence statutaire incluse dans le processus de notation des agents territoriaux peut facilement répondre à une pratique qui a déjà largement fait ses preuves dans le secteur privé ou dans les administrations publiques, celle de l’entretien annuel des personnels.
1.1 - Qui doit assurer l’entretien annuel des membres du personnel ?
Si l’on considère désormais l’évaluation des agents territoriaux non plus comme une simple péripétie administrative mais comme un élément important de motivation du personnel, il apparaît tout à fait opportun qu’existe une fois par an un entretien annuel entre l’agent qui fait l’objet d’une évaluation et le supérieur hiérarchique direct de l’agent. Ce supérieur hiérarchique peut être, selon la taille de la collectivité, l’autorité territoriale elle-même, le Secrétaire Général ou le Secrétaire de Mairie ou encore le Chef de service direct de l’intéressé ; il doit être connu de l’évalué et connaître le détail des missions exercées.
Dans certaines circonstances particulières, l’entretien pourra être mené par un supérieur hiérarchique de niveau N + 2.
La mise en œuvre de l’entretien annuel requiert plusieurs attitudes volontaires du responsable, du supérieur hiérarchique ou de l’autorité territoriale :
En effet, celui qui mène l’entretien doit pouvoir :
* y consacrer le temps nécessaire (par exemple 1 heure),
* avoir la volonté et le courage de faire un bilan annuel différent du contact quotidien qu’il peut avoir avec l’agent,
* avoir la volonté de dialoguer pour mieux progresser,
* avoir l’humilité d’accepter un changement ou une remise en cause de l’organisation interne du service si cela s’avère nécessaire après l’entretien.
1.2 - La forme et le contenu de l’entretien annuel
L’entretien pourrait comprendre 3 phases :
1) Phase de préparation
Une phase de préparation attentive et de réflexion de la part du responsable sur les comportements professionnels, sur la mission ou la fonction de l’intéressé, en tenant compte des latitudes et des limites de son action.
2) Phase de dialogue
Une phase de dialogue où l’agent a la possibilité d’exprimer son point de vue, sur les objectifs de la direction, sur son activité professionnelle, les relations interprofessionnelles, les difficultés.
Les thèmes d’entretien qui peuvent être soulevés par la hiérarchie sont notamment les suivants :
* difficultés rencontrées dans le poste,
* capacités et compétences professionnelles,
* circulation de l’information,
* délégation,
* contacts avec la hiérarchie, relation structure/collaborateur,
* prise de conscience des forces et des faiblesses,
* disponibilité pour d’autres postes,
* formation,
* ouverture à d’autres horizons, etc…
L’agent qui fait l’objet de l’entretien soulèvera, quant à lui, probablement les questions suivantes :
* rémunération,
* avantages sociaux,
* promotion,
* formation,
* ambiance de travail,
* besoin d’autonomie ou d’encadrement, etc…
3) Phase de rédaction de l’entretien et des objectifs
Une phase de rédaction de l’entretien et des objectifs qualitatifs et quantitatifs fixés pour l’année suivante. A ce sujet, on peut concevoir que le compte rendu de l’entretien annuel intervenu entre un agent et son supérieur hiérarchique soit repris sur une feuille d’entretien (voir modèle de feuille d’entretien).
L’entretien annuel ainsi conçu constitue donc le moment où sont “recadrées” la plupart des remarques multiples qui se diluent dans le quotidien et où l’attention est portée sur l’essentiel en insistant sur les progrès à faire l’année suivante. L’analyse des points forts et faibles est délicate et demande un certain courage pour affronter l’éventuelle insatisfaction des agents et pour ne pas se limiter à des louanges de part et d’autre. Il doit déboucher sur un contrat moral qui suppose un consensus entre les deux personnes pour changer et conduire à un “ pacte de progrès ”.
L’entretien annuel peut ainsi représenter un des atouts des responsables des collectivités territoriales pour réaliser la nécessaire mobilisation des hommes. Il permet d’assurer à chacun l’orientation la plus favorable à son épanouissement personnel d’une part, aux intérêts généraux de la collectivité d’autre part.
Dans cet esprit, l’entretien annuel est à la fois :
* un devoir de la hiérarchie donnant à chaque collaborateur le moyen de se situer et de progresser,
* une démarche essentielle pour réaliser une gestion prévisionnelle de l’encadrement, (qu’il soit composé d’une seule personne ou de plusieurs),
* et aussi un dialogue fructueux grâce auquel les collaborateurs prennent conscience des objectifs notamment qualitatifs qui sont retenus pour l’avenir.
N.B. :
Lors de la mise en place d’un nouveau système d’évaluation, il faut bien sûr considérer que, pour le premier entretien, le dialogue porte essentiellement sur la détermination des objectifs afin de permettre l’année suivante l’évaluation des performances sur le plan qualitatif et quantitatif.
